Proyectos de marca: tácticas clave para el éxito

Entrevista con Marta, Gestora de proyectos de Rhapsody

Marta, como gestora de proyectos es usted responsable de la buena marcha de los mismos y trabaja en estrecha colaboración con los clientes. ¿Puede explicarnos un proyecto típico?

En general, cada proyecto consta de cuatro fases: preproducción, producción, finalización y evaluación. En mi opinión, la primera fase, la de preproducción, es la más importante porque influirá en nuestra colaboración con el cliente y marcará el ritmo de lo que vendrá después.

En otras palabras, la planificación es lo primero. Cuéntenos más.

La clave es la comunicación y el trabajo en equipo. Juntos nos resulta más fácil encontrar soluciones y proponer distintas opciones. Como agencia creativa, guiamos a nuestros clientes a lo largo del proceso de forma que estén satisfechos con el resultado.

A veces los clientes no saben lo que quieren. Y no pasa nada: al fin y al cabo, por eso muchas marcas recurren a las agencias de marketing de Londres. Plantearemos nuestras propias ideas. Podemos preparar un wireframe o compartir algunas referencias/moodboards. Esto nos permite observar la reacción del cliente y recabar su opinión. A menudo digo que trabajar en una agencia creativa requiere empatía; el gestor de proyectos y los diseñadores suelen tener que ponerse en el lugar del cliente para dar con las mejores ideas.

Desde el punto de vista de un gestor de proyectos, ¿cuáles son los tres elementos imprescindibles para que un proyecto tenga éxito?

Aunque la gestión de proyectos creativos puede ser un proceso complejo, algunos ingredientes son comunes a todos los proyectos de éxito. Para mí, los tres principales son:

Comunicación Al comunicarse con un cliente, conviene ser lo más directo posible. Es importante que un gestor de proyectos haga preguntas, escriba resúmenes y tome notas claras para que todo el mundo esté de acuerdo. Dicho esto, no se trata sólo de comunicarse con los clientes: también es importante comunicarse bien dentro del equipo. Eso empieza con una gran cultura de trabajo: en Rhapsody, todos confiamos los unos en los otros y sabemos mucho de cooperación fructífera. Además, siempre es bueno añadir algunas medidas más prácticas a la mezcla. Por ejemplo, creo que un canal de comunicación interna es imprescindible para cualquier proyecto: así el equipo tiene un espacio seguro para compartir ideas, comentarios o cualquier duda o preocupación. Ayuda a que los proyectos se desarrollen sin problemas y nos permite alcanzar los objetivos en cuestión como equipo.

Una buena planificación Para empezar, es importante fijar objetivos, determinar prioridades y comprobar también de qué recursos se dispone o no. A partir de esta información, un gestor de proyectos puede preparar el plan, el calendario y las estimaciones de costes. Además, siempre tengo en cuenta que puede haber cambios en cualquier momento, así que intento ser flexible.

Un buen informe Un buen briefing marca la diferencia. El briefing ayuda al equipo a entender las necesidades del cliente. ¿De qué trata el proyecto? ¿Qué hay que hacer? Como agencia creativa, ¿qué necesitamos del cliente antes de empezar? Disponer de esta información nos permite avanzar en la dirección correcta.

Centrémonos en la fase de información que acaba de mencionar. ¿Puede extenderse un poco?

Cada proyecto es diferente. A veces los clientes nos entregan sus propias instrucciones o nosotros les proporcionamos un modelo de instrucciones ya preparado. En cualquier caso, organizaremos al menos una reunión con el cliente para repasar juntos el briefing.

¿Cuál es el secreto para redactar un buen informe?

Para mí, los elementos más importantes del informe son:

• Una descripción del proyecto y su objetivo - Pedimos al cliente que describa el proyecto con sus propias palabras. ¿Qué espera de nosotros? ¿Cuál es el objetivo y la finalidad? ¿A quién va dirigido el proyecto?
• Referencias - Siempre es estupendo que el cliente nos proporcione referencias o inspiración. Nos ayuda a entender lo que le gusta y lo que no. Esto nos ayuda en la investigación y la lluvia de ideas.
• Contenido - Si el cliente ya tiene activos que podamos utilizar para el proyecto, es bueno que los recibamos lo antes posible. Nos ayudará a estimar correctamente el tiempo y los costes. A veces los clientes aún no tienen contenido. No hay por qué alarmarse: nos limitaremos a determinar lo que tienen previsto proporcionarnos y cuánto debemos tener en cuenta en la fase de producción.
• Especificaciones y detalles técnicos - Como gestor de proyectos, necesitaré distintos tipos de detalles dependiendo de si el proyecto es un sitio web, un vídeo o una campaña. Piensa en dimensiones, directrices de marca o información relativa a las plataformas o herramientas en las que se compartirá o utilizará el proyecto, etc.
• Plazos, presupuesto y comunicación - El cliente siempre debe fijar un plazo, esbozar el presupuesto y proporcionar un punto de contacto para su equipo. También establecemos una plataforma de comunicación para poder avanzar fácilmente con el trabajo.

En resumen, un cliente nunca puede compartir demasiada información: cuanta más información tengamos, mejor.

¿Quiere saber más sobre nuestros proyectos? No dude en ponerse en contacto con nosotros.